如何管理电子邮件｜生产力系列｜05

虽然即时通讯软件已经成为每个人必不可少的工具，甚至已经渗透进了我们的工作，但是Email这个老牌沟通方式依然保留着正式，可留存，可查询，便于协作等特点，因此它仍然是我们在正式职场生活中必不可少的沟通工具。

但事实上，除了一些超大企业有非常正规的邮件处理流程，很多人管理邮件的方式，其实就是不管理。这也是造成很多人邮箱内容爆炸，信息混乱的原因，今天我们来聊聊如何更好的管理你的邮件。

原则

第一个原则就是每天及时处理。不知道你们有没有这样的经历，如果你休假一段时间，回来上班的时候邮箱里可能堆了几十上百封邮件，你看到邮箱图标右上角的未读邮件数字，可能连点开它的动力都没有。我还看过很多人的收件箱，塞满了各种各样已经读过但是没有处理的邮件，每次寻找需要的信息都得一封一封的挨个看一遍。因此，首先需要做的就是每天处理你的邮箱，让你的邮箱保持整洁有序。

当你处理邮件的时候，应该遵循的一个原则是“一次完成“。也就是当你打开一个邮件，必须马上对它采取行动，不管是回复邮件，还是把它变成一个待办事项，还是归档，或者删除。不要打开一个邮件，看一眼在对自己说，待会儿再来处理好了，这样你的邮箱里的邮件就会越积越多，也就带来越来越多的压力。

当一个邮件中的事项处理完成，我的原则是“删除邮件，除非有理由必须留下“。比如一些垃圾邮件，通知，新闻，订阅邮件等，看完之后及时删除。对于那些不想在收件箱看到的内容可以通过过滤器过滤，对于不再感兴趣的新闻或者订阅邮件及时取消订阅。但是如果一些邮件未来可能还会用做参考或者留存证据，那么把这些邮件进行存档。现在的邮箱基本都有几个G或者十几个G的容量，足够存放几十年的邮件。

下面一个原则叫做“清空收件箱”。我看到的大部分人实际上还在把收件箱作为归档的地方，这是产生混乱的一个主要原因。在之前的视频我也提到过，收件箱类似于你家门口的邮箱，或者快递柜，你不会把信件或者快递一直放在里面。邮件也是一样的道理，你应该对收件箱里的每个邮件采取对应的行动，完成后让收件箱恢复空空如也的状态。

这时候我要顺便提一下处理邮件的习惯。我建议你腾出一小块时间专门处理邮件，而不是在电梯里，吃饭的时候匆匆看一眼邮件又无法进行有效的行动。在专门的时间段处理邮件不仅让你能够专心高效的对待邮件中的事项，而且可以避免你因为不时出现的邮件通知打断正在进行的工作。

演示

如果可以，建议选择一个能够支持待办清单应用的邮箱，或者选择一个能够支持添加邮件的待办清单应用。比如我在使用的Things，支持把一封邮件变成待办事项。这样，当一个邮件中的事项你需要花时间处理的时候，你就可以把它添加到待办清单中，然后把邮件归档，这样这个事项就整合在了你自己的待办事项系统中了。在添加为待办事项的时候注意，把题目改为你需要做的下一步行动，而不是保持邮件标题。

如果你的邮箱支持的话，可以使用“标签”或者“旗标”等类似功能，我通常不会使用他们来标记每个邮件，因为现在邮箱基本的搜索功能已经非常好用（比如可以搜索邮件主题、发件人、时间等等）。但是可以用来标记某一类特定的邮件，比如我会有“收据”的标签来存放所有的跟收据相关的邮件，这样你就可以根据需求在某些特定类别的邮件中进行搜索了。

如果你的邮箱支持的话，还可以使用“过滤器”或者“规则”等类似的功能来自动处理邮件。比如我们可以建立一个规则，给题目中有“收据”字样的邮件自动标记“收据”的标签。这样就不再需要我们手动给这类邮件添加标记了。

如何开始

1. 创建适合自己的标签，比如你需要把一类邮件整理在一起，或者对某些很难搜索的类型进行标记。
2. 动手处理邮件，直到清空收件箱。记得每个邮件一次性处理完毕，把邮件变为待办事项，或者删除，或者归档，或者回复等等。